Klasyczne druki nadania paczek i listów odchodzą w niepamięć. Ich miejsce zajmują zaś generowane automatycznie etykiety wysyłkowe, które możesz zauważyć na przesyłkach listowych i paczkach. Każda etykieta ma określony schemat i zawiera pewne informacje, niezbędne do prawidłowego wykonania usługi pocztowej. Jakie dane powinny się znajdować na liście przewozowym i jak prawidłowo przygotować paczki do odbioru? Sprawdź!
Czym jest etykieta wysyłkowa?
W regulaminach firm kurierskich możesz znaleźć informację, że etykieta wysyłkowa to element przesyłki, zawierający dane niezbędne do wykonania określonych rodzajów usług. O jakich usługach mowa? Są to zarówno Paczkomaty®, jak i przesyłki kurierskie z dostawą do domu lub innych punktów odbioru. Etykieta umożliwia wymianę informacji pomiędzy nadawcą a przewoźnikiem, odpowiedzialnym za cały proces logistyczny. Jest to dokument, bez którego wysyłka byłaby po prostu niewykonalna!
Etykieta wysyłkowa – co musisz wiedzieć?
Firmy kurierskie mają opracowane własne wzory obowiązujących adresowych etykiet wysyłkowych. Dokumenty te zawierają różne dane, w zależności od:
- typu przesyłki (czy jest to list, czy paczka?),
- rodzaju nadawcy i odbiorcy (czy jest to klient indywidualny, czy biznesowy?).
Wszystkie informacje, umieszczone w treści listu przewozowego, można podzielić na 2 kategorie:
- dane podstawowe,
- dane uzupełniające (notatki, dopiski, uwagi).
Jakie informacje muszą się znaleźć na etykiecie wysyłkowej?
Na etykietach wysyłkowych zestaw informacji podstawowych obejmuje:
- adres nadawcy i odbiorcy,
- dane dotyczące rodzaju wybranej usługi,
- datę wydruku (i termin ważności etykiety w przypadku przesyłek kierowanych do Paczkomatów® InPost),
- kod kreskowy,
- wysokość opłaty,
- informacje wewnętrzne organizacyjne przewoźnika (rejon i mikrorejon kurierski, sortownia itd.).
Etykieta wysyłkowa Paczkomat®
Etykieta wysyłkowa w przypadku paczki nadawanej w Paczkomacie® jest bardzo często podobna. Niekiedy jednak zdarza się sytuacja, że nie jest potrzebna. Wystarczy jedynie wpisać podany kod na paczkę, a resztą zajmie się kurier. To spore ułatwienia dla klientów, którzy rzadko wysyłają paczki i nie mają możliwości drukowania etykiety.
Dlaczego etykiety na paczki kurierskie zawierają kod kreskowy?
Gdy spojrzysz na dowolną przesyłkę kurierską, to szybko zauważysz, że etykiety wysyłkowe mają w górnej części kod kreskowy, opisany dodatkowo ciągiem cyfr. Jakie informacje zawiera ten element i do czego służy? Kod skanują przy użyciu specjalnych czytników kurierzy i pracownicy sortowni w celu aktualizacji statusu przesyłki. Po zeskanowaniu kodu w wewnętrznym systemie firmy przewozowej, zapisują się dane, dotyczące kraju nadania czy rodzaju przesyłki. Cyfry znajdujące się pod kodem, oznaczają numer trackingowy, umożliwiający przewoźnikowi oraz klientom monitorowanie paczek.
Etykieta wysyłkowa a etykieta ostrzegawcza – jakie są różnice?
Kiedy chcesz wysłać kurierem produkty, takie jak:
- zastawa stołowa,
- produkty szklane,
- płyty
- monitor,
- telefon,
- inne wrażliwe przedmioty, to wówczas naklejasz na opakowaniu 2 rodzaje etykiet: standardowe etykiety wysyłkowe oraz etykiety ostrzegawcze. Jest to ważne, aby zawartość paczki była bezpiecznie przetransportowana.
Czym się one różnią? W przeciwieństwie do etykiet wysyłkowych, zawierających dane odbiorcy i inne, ważne informacje, etykietki ostrzegawcze mają bardziej uproszczoną formę. Są to najczęściej grafiki i napisy typu: Uwaga, szkło!, utrzymane w biało-czerwonej kolorystyce. Naklejki umieszczone w widocznych punktach paczki, wskazują kurierowi oraz adresatom, jak należy się obchodzić z przesyłką i jakiego rodzaju towary zawiera paczka.
Wymiary i wygląd etykiety wysyłkowej
Nietrudno zauważyć, że większość etykiet, umieszczanych na paczkach oraz listach, ma standardowe wymiary. Jest to druk w kształcie prostokątnym, o wielkości 10 cm × 15 cm x 17 cm. Dzięki standaryzacji rozmiarów listów przewozowych możesz je łatwo przyklejać do opakowań, niezależnie od tego, jakie są wymiary paczki. A jak drukować etykietę i jakiego papieru używać? W warunkach domowych wystarczy Ci zwykła drukarka laserowa lub atramentowa oraz zwykły papier biurowy o gramaturze 80 g. Jeżeli natomiast masz większe ilości paczek do wysłania, możesz posłużyć się gotowymi, samoprzylepnymi etykietami, które nadają się do większości modeli drukarek.
Jak dobrze przygotować etykietę wysyłkową?
Po czym można rozpoznać dobrze przygotowaną etykietę wysyłkową? Zwróć uwagę na wygląd dokumentu. Wszystkie dane (adres nadawcy i adresata, numer przesyłki itd.) powinny znajdować się wewnątrz ramki. List przewozowy przyklejony na paczkę nie może mieć zagnieceń, przetarć ani plam, które utrudniałyby odczytanie danych. Gotową etykietę papierową warto umieścić w foliowej koszulce, by uchronić ją przed zabrudzeniami.
InPost – etykieta wysyłkowa przesyłek kurierskich biznesowych
Na stronie InPost możesz zobaczyć, jak powinny wyglądać typowe etykiety wysyłkowe biznesowe. Standardowy list przewozowy, widoczny na paczce firmowej, zawiera kilka informacji, między innymi: typ paczki, dane płatnika, kod śledzenia, długość, szerokość i wysokość przesyłki oraz jej wagę gabarytową. Etykieta ma również dodatkowe okienko: nadanie w Paczkomacie® i miejsce na uwagi. Na dokumencie musi się też znaleźć wzmianka na temat statusu przesyłki, to znaczy czy jest ona standardowa, czy niestandardowa.
3 sposoby, jak wygenerować etykietę w InPost
Planujesz nadać jedną lub kilka przesyłek za pośrednictwem firmy kurierskiej, takiej jak InPost? Już nie musisz zastanawiać się, jakie dane umieścić na etykiecie. Masz bowiem do dyspozycji 3 intuicyjne rozwiązania, dzięki którym wysyłka Twoich produktów będzie łatwa i przyjemna. InPost proponuje Ci opcje:
- doręczenie paczek bez etykiety w aplikacji mobilnej,
- wysyłki bez konieczności logowania i zakładania konta (Szybkie Nadania),
- planowanie wysyłek w Managerze Paczek po zalogowaniu na bezpłatne konto.
Bezpieczna etykieta wysyłkowa – jak ją wygenerować w Managerze Paczek?
Obecnie etykiety na przesyłki możesz wygenerować bardzo szybko, korzystając z bezpłatnego oprogramowania przewoźnika lub brokera kurierskiego. Jednym z najprostszych, dostępnych na rynku narzędzi do generowania listów przewozowych jest Manager Paczek InPost. Jak z niego korzystać i w jaki sposób przygotować dokument do wysyłki? To bardzo proste, a cały proces trwa zaledwie kilka chwil i przeprowadzasz go w kilku krokach:
- logujesz się na swoje konto w Managerze Paczek,
- wypełniasz krótki formularz, wpisujesz adres odbiorcy i dane kontaktowe, rozmiar przesyłki, sposób nadania,
- klikasz opcję: opłać, wydrukuj i wyślij,
- Po dokonaniu płatności pobierasz gotową etykietę i naklejasz ją w widocznym miejscu na swojej przesyłce.
Paczkomaty® InPost – wysyłka zamówienia bez etykiety
W życiu zdarzają się sytuacje, gdy musisz pilnie nadać paczkę, ale nie masz możliwości zamówienia kuriera czy wydrukowania etykiety do Paczkomatu®. Na szczęście, drukowany list przewozowy to nie jedyna opcja, z jakiej możesz skorzystać. Masz bowiem do dyspozycji darmowe aplikacje mobilne, na przykład InPost Mobile, w których zrealizujesz zamówienie dostawy za pomocą kilku kliknięć na smartfonie. Wybierasz opcję nadaję, klikasz na nadanie do domu lub Paczkomatu®, wybierasz rozmiar przesyłki, następnie podajesz dane nadawcy i odbiorcy, a potem opłacasz zlecenie i otrzymujesz kod nadania i kod śledzenia QR, których ważność wynosi 30 dni. Umieszczasz paczkę lub list we wskazanej skrytce Paczkomatu® – i gotowe! Nie jest Ci potrzebna etykieta wysyłkowa. Paczkomat® i PaczkoPunkt pozwalają ograniczyć formalności do minimum, a Ty oszczędzasz zarówno czas, jak i zasoby: energię elektryczną oraz papier.
ABC bezpiecznych etykiet wysyłkowych: o tym warto pamiętać
Czynność, jaką jest wysłanie paczki, może być naprawdę prosta i przyjemna pod warunkiem, że zachowasz czujność na każdym etapie przygotowywania swoich etykiet. Pamiętaj o tym, że cyberprzestępcy coraz częściej podszywają się pod przewoźników, hakują strony oraz aplikacje po to, by wykraść Twoje dane. Jak uniknąć nieprzyjemności i nie stracić poufnych informacji lub pieniędzy z konta?
Co zrobić, by dostawa odbyła się w sposób bezpieczny? Oto kilka ważnych wskazówek:
- nigdy nie loguj się na niezabezpieczone strony firm kurierskich (są to takie strony internetowe, które po lewej stronie paska adresowego nie mają symbolu kłódki),
- zawsze zwracaj uwagę na to, jakiego typu danych wymaga przewoźnik: w formularzach wysyłek nigdy nie podawaj numeru pesel, danych karty płatniczej ani innych informacji, które uważasz za zbyt poufne,
- regularnie wykonuj skanowanie antywirusowe smartfona i komputera,
- ignoruj wiadomości SMS z wezwaniem do zapłaty za przesyłkę lub koniecznością dopłaty za kuriera,
- nie klikaj w linki pochodzące od nieznanych nadawców, podających się za kuriera lub firmy kurierskie (hakerzy często podszywają się pod przewoźników, zmieniając nazwy ich firm lub piszą anonimowo, nie podając danych nadawcy wiadomości).
Pamiętaj też o tym, by wyposażyć przewoźnika w inne, istotne informacje. Przygotowując listy przewozowe na przesyłki wartościowe lub delikatne, koniecznie umieść stosowną informację na etykiecie – to ułatwi pracę kurierowi i zminimalizuje ryzyko uszkodzenia towaru.
